При этом такие программные комплексы или совсем не взаимодействуют между собой в части обмена данными, или частично интегрированы на уровне экспорта-импорта части учетной информации. Причем информация, которая заносится сотрудниками подразделений в разные компьютерные базы, дублируется. Часть украинских страховщиков эксплуатирует только бухгалтерские программные средства («1С», «Парус» и др.), а вопросы оперативно-управленческого учета решают при помощи таблиц Excel.

Как минимизировать недостатки существующих подходов к автоматизации учета в страховых компаниях, мы спросили у директора Агентства страхового консалтинга Виктории Цапенко.

Виктория Цапенко имеет опыт работы в страховании более 10 лет. Больше пяти лет занимала должность финансового директора известной страховой компании — ЗАО «МСК «Надра» (сейчас — ЗАО «СК «ИФД КапиталЪ Страхование»). Сейчас возглавляет Агентство страхового консалтинга.

— Существует ли в Украине единая система, которая позволяла бы автоматизировать учет в страховой компании?
— На мой взгляд, это удалось Лаборатории «Форт», которая для комплексного решения задач автоматизации бухгалтерского, налогового, оперативно-управленческого учета в страховой компании в 2001 году разработала и внедрила специализированную систему «Полис-Проф» на базе системы программ «1С:Предприятие 7.7». Данный продукт создавался при активном участии специалистов Межрегиональной страховой компании «Надра».
— Вы принимали активное участие в разработке этой системы. Расскажите, пожалуйста, с чего все началось?
— Пять лет назад мы начали работу над комплексным техническим заданием. В течение шести месяцев в сотрудничестве со специалистами Лаборатории «Форт» нам удалось формализовать все бизнес-процессы в компании, детально спроектировать и описать механизмы учета и анализа. На то время нам казалось, что разработанное техническое задание удовлетворяло всем требованиям рыночной страховой компании. Позднее, в процессе эксплуатации системы в реальных условиях, оказалось, что учтено лишь 30% информации.
С тех пор система неоднократно дорабатывалась и расширялась. Сегодня разнообразные и гибкие возможности этой системы позволяют использовать ее как достаточно простой и показательный инструмент бухгалтера и средство полной автоматизации управленческого учета.
— Какие проблемы помогает решать система и какие преимущества она имеет?
— Внедрение этого программного продукта облегчает работу специалистов всех уровней. Система позволяет вести прозрачный и развернутый учет, она адаптирована для разработки документов управленческого учета и содержит максимальное количество отчетных форм для предоставления данных как акционерам, так и проверяющим из контролирующих органов.
Безусловным преимуществом специализированной системы «Полис-Проф» является, прежде всего, возможность регистрировать все документы (договоры, полисы, ковер-ноты, дополнительные соглашения, заявления, акты), которые поступили в компанию, в единой базе данных. Электронные шаблоны, в соответствии с которыми информация вносится в базу, максимально развернуты и легко адаптируются для нужд учета. Система отчетов тоже очень гибкая. Формировать отчеты можно в разных разрезах, что помогает оперативно анализировать любые показатели, необходимые для принятия управленческих решений. Система позволяет вести пообъектный учет, что особенно важно для тех видов страхования, которые требуют максимально детального андеррайтинга.
Например, в автостраховании, для которого очень важен анализ статистических данных за прошедшие периоды, система дает возможность анализировать максимально широкий спектр показателей. Такой инструмент анализа очень полезен и на этапе формирования тарифов, и при работе в сфере перестрахования. В медицинском страховании, убыточность в котором весьма высока, система помогает осуществлять тотальный контроль и позволяет доктору — координатору страховой компании принимать взвешенные решения. Специально разработанный модуль для подразделений медицинского ассистанса дает возможность сопровождать каждый страховой случай — от первичного обращения в компанию до момента выписки из медучреждения. То есть возникает возможность отслеживать финансовую часть учета и видеть ежедневную картину. Также система умеет быстро и безошибочно приспосабливаться к изменениям в бухгалтерском учете.
Программное обеспечение «Полис-Проф» помогает наладить учет в территориально обособленных подразделениях компании с централизованной обработкой данных в единой консолидированной базе и поставить оперативный учет таким образом, чтобы в режиме он-лайн видеть ежедневное финансовое состояние компании в части как обязательств, так и активов.
— Что, на ваш взгляд, необходимо для того, чтобы внедрить систему «Полис-Проф»?
— Чтобы эффективно внедрить любую информационную систему, прежде всего, следует структурировать бизнес-процессы в страховой компании. Они должны быть максимально формализованными. Кроме того, необходима высокая менеджерская дисциплина.
Один из основных факторов успешного внедрения «Форт: Полис-Проф» — это своевременное введение информации. Данные в систему должны вноситься в установленном порядке. Если в деятельности компании происходят изменения, например, разработан новый страховой продукт, следует не забывать о том, что, кроме разработки нового полиса, рекламирования этого продукта и других действий по его продвижению на рынок, необходимо оперативно адаптировать систему, чтобы не нарушить налаженный учет.
— Как проходит процесс внедрения системы и обучения персонала?
— Эти обязанности берут на себя специалисты Лаборатории «Форт». После инсталляции программы предусмотрен 1-2-месячный курс обучения. За это время опытные консультанты Лаборатории «Форт» приводят систему в соответствие с нуждами конкретной страховой компании: адаптируют страховые продукты, составляют шаблоны договоров, проводят обучение сотрудников компании.
— А если в конфигурацию нужно внести изменения?
— Гибкость системы — одно из преимуществ систем, разработанных на платформе «1С». Большинство ежедневных задач страховая компания может решить силами собственных IT-специалистов. Важно и то, что это программное обеспечение имеет приемлемую стоимость — 2-3 тыс.грн. за одно рабочее место. Это намного меньше, чем нужно платить за альтернативные программы, предлагаемые другими разработчиками. Есть возможность приобрести неограниченную лицензию, что позволит использовать систему для любого количества рабочих мест.
— Итак, подведем итоги?
— Хорошо. В заключение нашей беседы я хотела бы отметить, что благодаря Лаборатории «Форт» в Украине появилась универсальная система для автоматизации учета, с помощью которой можно решать широкий круг задач по усовершенствованию системы учета и повышения эффективности принятия управленческих решений. Эта разработка уже внедрена в 24 страховых компаниях Украины. Мы уже почувствовали преимущества «Полис-Проф» и рекомендуем ее другим.